A FARSA DAS REUNIÕES...

Como dizem os especialistas, existem muitas perdas em uma empresa, mas nunca uma tão cara quanto aquela em que se perde tempo. Durante muito tempo, na condição de gerente de uma distante filial, rodei quilômetros e mais quilômetros para participar de reuniões em que a empresa desperdiçava este bem precioso, o tempo. Aprendi tanto, por estas linhas tortas, que quando chegou a minha vez de coordenar reuniões, as procurei fazer pelo lado avesso daquelas que participava antes.

  

Mas, ainda hoje, nas minhas peregrinações como Consultor de Empresas, continuo tendo o desprazer de assistir reuniões tão inúteis quanto aquelas do meu passado. Viajar é preciso, com certeza, mas cabe investigar um pouco mais as verdadeiras razões para que isto aconteça.

Há inúmeros métodos que usam as empresas para esta convergência de gerentes a um único ponto. Um dos mais comuns são as reuniões bimestrais intercaladas com algumas que tratam do lançamento de grandes campanhas ou promoções. Como estas são comuns, procuraremos abordar alguns aspectos pertinentes a elas. Mas antes, para que se tenha uma melhor comodidade na compreensão do capitulo, seria oportuno contar uma das minhas histórias reais do varejo. Vamos a ela:

Certa vez, quando eu atuava numa consultoria, fui convidado a participar de uma reunião geral com os gerentes das filiais. A empresa, uma rede de umas trinta e poucas lojas, atuava no segmento de confecções e calçados e pertencia a um bom empresário, que, além de cliente, era um amigo de longa data. Participariam da tal reunião, todos os gerentes de filiais e mais os integrantes do staff da empresa, diretor, compradores e gerentes de outras áreas.

A empresa, naquele momento, atravessava uma fase de tímidos crescimentos, com altos e baixos em suas unidades. Havia uma agenda definida e, pela manhã, com exceção do diretor, teriam os demais em torno de quinze minutos para expressar seus assuntos. Durante toda a tarde haveria trabalhos motivacionais com o grupo. Até aí, tudo bem. Havia realmente uma perspectiva de uma boa reunião. É claro, faltava ainda, evidentemente, apreciar o seu conteúdo.

Um a um sucediam-se os compradores na apresentação de suas exposições, todas estas voltadas para suas especialidades. Nada mais além do que a demonstração trivial dos números de seus setores. E todos, sem exceção, exortavam o grupo com frases do tipo vamos “pegar juntos, contamos com vocês, agora vai” e assim outras tantas mensagens do gênero, daquelas que nem entram por um ouvido e nem saem por outro.  Percebia-se nitidamente que aceleravam seus assuntos como se estivessem com uma batata quente na mão. Afinal quem quer perigosas réplicas na presença do seu superior?

Dos trinta e tantos gerentes de lojas, uma meia dúzia se pronunciou sobre os temas, mas, no entanto, nada que à reunião trouxesse valor. Esperava-se então que o diretor tirasse os participantes daquele marasmo. De fato acordou, mas, entretanto pelo respeito, pois não trouxe ninguém ao delírio.  Acrescentou ele ao evento, um arrastado monólogo sobre sua insatisfação com os resultados das vendas, ora responsabilizando os gerentes, a economia e até o clima. Perdia a oportunidade de anunciar estratégias ou inovações que pudessem agregar melhorias no desempenho. Os gerentes pareciam imaginar um placar eletrônico, na espera ansiosa que o primeiro tempo logo encerrasse e antes também, como de praxe, que o diretor escolhesse uma vítima para descarregar o stress.

Decididamente estava a manhã completamente perdida. Esperava-se que o segundo tempo do jogo pudesse compensar os milhares de quilômetros somados com as viagens de todos.

  

Depois do almoço, quando recomeçou a reunião, lá estava eu na expectativa de que as coisas melhorassem. No entanto, caros amigos, existem coisas que se fazem nas empresas que nenhuma vã filosofia consegue entender. E uma delas são estes artifícios mágicos com os quais se pensa que se motivam as pessoas. E o pior é que gastam dinheiro na contratação de aproveitadores da ingenuidade alheia, ou melhor, de empresas incautas, na tola ilusão de que homens-show e teatrinhos vão fazer com que seus gerentes se entusiasmem inesperadamente.

E foi exatamente nesta ilusão, sob a batuta de um palestrante, que ensaiaram um coral de vozes imitando crianças. E foi assim que os gerentes imitaram passarinhos, andando em círculos e sacudindo os braços como se asinhas tivessem. E, alegres como crianças com pirulitos, aceitaram tesouras para cortarem jornais fazendo figurinhas e esculturas. E sempre incentivados pela eloquência vibrante do seu palestrante.

Por fim, cada qual com a letra na mão, cantaram o hino da empresa. E ponto final, encerravam-se os trabalhos. Ora, reuniões como essas são uma dádiva de Deus para os incompetentes e fazem realmente os gerentes felizes, principalmente aqueles que teriam resultados a explicar. Quanto mais tempo passarem com estas futilidades, melhor. E o irônico, não se apercebendo do verdadeiro motivo da aceitação dos gerentes, é que, dentro em breve, os organizadores tendem a repetir o cirquinho. Na prática, a empresa finge que os motiva e os gerentes se fazem de motivados.

Muitas empresas desperdiçam tempo e dinheiro em reuniões, em palestras e em cursos que não levam a caminho nenhum. Nada mais do que umas boas risadas na hora e nada mais na memória depois. Não serão as banalidades de algumas horas que transformarão seus homens. Não serão as reuniões infrutíferas e inúteis que os motivarão a buscar resultados. A motivação não deve ser paga a ninguém para trazê-la. A motivação nasce dentro da casa, com salários em dia e um bom ambiente para se trabalhar. A empresa entrega isto aos gerentes e, em troca, recebe bons resultados. Caso não se ganhe o retorno esperado, não é justo que se continue dando sem receber. Alguém tem que pagar o preço do fracasso ou, pelo menos, explicar os motivos do mesmo. Isto sim é o que vale. E se alguém não estiver contente com isto, que peça para desembarcar.

           

Gerentes não precisam de teatros, a não ser que queiram lazer. Nas empresas, o que os gerentes precisam é de palavras que podem ser duras, mas transparentes, que podem doer, mas que são remédios. Os empresários não têm que se preocupar em fazer reuniões felizes, basta que tenham objetivos e que sejam produtivas.

Algumas empresas já atentaram para estes fatos e realizam reuniões de gerentes com grupos distintos, como as que eu tive oportunidade de assistir em uma rede paulista de calçados. Lá, eles entendem que as reuniões precisam ser valorizadas, pois tempo é muito dinheiro. Por exemplo, decidem, de forma consciente, que é imprescindível que há muito mais a dizer somente para os gerentes que apresentam prejuízos. Então, eles reúnem este grupo especifico para tratar os seus problemas e definir estratégias locais. E me argumentaram mais ainda:

• Será que o conteúdo destas reuniões requer as presenças dos gerentes que estão tendo lucro?            
• Exagerando, será que aqueles que merecem louvores, deveriam  comparecer em uma espinhosa reunião sobre os prejuízos?  
• Não seria melhor premiar os gerentes lucrativos com a permanência em suas cidades?
• Será que com menos pessoas não haveria mais foco e maior compromisso na solução dos problemas.
• Longos discursos sobre o quanto a empresa está insatisfeita não resolvem absolutamente nada. Há que individualizar os grupos e tratar, tecnicamente, os problemas de cada um.

É claro que os gerentes bem sucedidos comparecem à matriz e participam igualmente de reuniões sobre os resultados, mas não com a frequência dos outros. Outra ação muito interessante, no sentido da racionalidade, também é executada naquela organização. O foco do staff, diretores, compradores e demais, é dirigido para os gerentes com prejuízos em suas filiais e, também eles, são menos frequentes naquelas lojas lucrativas. Simples e objetivo.

Será que os Recursos Humanos das empresas que planejam reuniões há tanto tempo, ainda não se deram conta de suas mesmices? 

GERENTES, JOGUEM A TOALHA!

Da série BASTIDORES DO VAREJO, de Sérgio Muller

Sou partidário daqueles que acham que os gerentes têm que ser postos à prova, mesmo que se vejam embaraçados. Não há que ter piedade ao se pedir que deem respostas públicas sobre o seu conhecimento. Afinal, é uma obrigação saber dos resultados e tudo o que mais está sob sua responsabilidade. 

Enquanto uma empresa tolerar que se omitam, jamais farão eles algum esforço para adquirirem uma postura apropriada. Enquanto os executivos de uma empresa forem frouxos e deixarem gerentes entrarem mudos e saírem calados de reuniões de trabalho, as expectativas de seus conhecimentos serão nulas.

Uma das reuniões que me traz inesquecíveis lembranças ocorreu quando eu era um gerente de loja. Na época, eu estava substituindo o gerente de um dos departamentos de uma grande loja na Rua Direita em São Paulo, uma das principais daquela rede.

Éramos aproximadamente uns trinta gerentes e lá estávamos por sermos, numa rede de cento e poucas lojas, os últimos colocados no ranking do lucro. Estava presente o diretor comercial e os trabalhos eram dirigidos por um consultor americano. Acompanhava-o um tradutor, já que o seu português era regular e o nosso inglês menos regular ainda. A tônica do assunto era sobre gerenciamento eficaz e uma das partes do seu trabalho trataria especificamente sobre o relacionamento com os clientes.

O consultor, ao iniciar, ordenara que os gerentes se desvencilhassem de pastas, relatórios e bolsas e que não portassem nada que os levassem a consultas.

Recolhera-se tudo, num clima de suspense, para um canto da sala. Disse ele aos gerentes que a partir daquele momento restavam na sala somente os gerentes e seus conhecimentos, porque nada mais era necessário. Começara a acontecer algo inesperadamente extraordinário com aqueles gerentes, muito provavelmente algo que iria marcá-los para o resto da vida.

Escolhia os gerentes de cinco em cinco e os fazia postar-se em frente de todos. Fazia perguntas diretas e incisivas sobre seus conhecimentos, sobre seus planos e sobre a missão e os princípios da empresa.

Não se esperava outra consequência que não fosse a consagração de um notório vexame. Via-se o desespero nos olhos daqueles que não haviam sido chamados ainda, inclusive nos meus.

E assim ele foi, de cinco em cinco gerentes, persistentemente perguntando, massacrando e aniquilando o grupo. Estávamos irremediavelmente perdidos.

Mas algo simbólico estava marcado para consolidar a vergonha. Encerravam-se todos os questionamentos usados até então e mandou ele que todos fizessem um pequeno intervalo. Quando voltaram à sala, havia em cada cadeira uma pequena toalha.

Reiniciou no mesmo estilo, chamando os gerentes à frente de cinco em cinco, só que desta vez, pedira que cada um trouxesse a sua toalha.

Salientou que estava muito decepcionado com o nível de conhecimento de todos e que daria a eles uma grande oportunidade de recuperarem a auto-estima abalada. Tive nitidamente um pressentimento que a sua intenção, em verdade, era acabar de uma vez por todas com ela. E como de fato, assim aconteceu.

Na nova etapa, perguntava a cada gerente os nomes de seus cinco principais clientes e pedia que falassem qualquer coisa sobre estes. Caso não soubessem, deveriam entregar a toalha ao diretor comercial, o qual se posicionara também à frente do grupo. Ordenara que cada gerente, que não tivesse respostas, ao devolver a toalha deveria dizer ao diretor, em voz que fosse ouvida na sala, as palavras “entreguei a toalha”.

Chamou mais três grupos de cinco gerentes e a tragédia, como se fosse apocalíptica, se consolidava. Sem o retorno esperado, as toalhas foram se amontoando. O consultor finalmente abreviou a tortura e dirigiu-se aos gerentes restantes e perguntou se eles gostariam de entregar antecipadamente as toalhas. Porém enfatizou que se alguém soubesse dar respostas precisas, poderia, em tempo, salientar-se. No entanto, um a um os gerentes entregaram suas toalhas.

Quando pensamos que tudo terminara, veio, de forma inusitada, o golpe de misericórdia. Pediu que todos permanecessem sentados. Naquele momento ficaram de pé o consultor e o diretor com as toalhas. E então, como um mestre do grande final, o consultor perguntou ao diretor se ele sabia os nomes de pelo menos cinco principais clientes da rede que dirigia. Fez-se um pavoroso silêncio na sala. O diretor, tomado de surpresa, ficou simplesmente mudo e estático. Sem rodeios, o consultor perguntou se ele gostaria de entregar as toalhas. Naquele momento, ao entregar as toalhas assumia o diretor a sua grande parcela de incompetência em todo o contexto.

E-mails para smuller48@hotmail.com

O PREJUÍZO QUE VOCÊ NÃO VÊ...

Da série BASTIDORES DO VAREJO, de Sérgio Muller

Em uma consultoria feita para um empresário do interior paulista, dono de uma rede de porte médio com lojas distribuídas pelo Estado, criou-se a grande oportunidade de ver exemplificado, como se realmente fossem empresas diferentes, o desempenho das coleções sazonais.

Ora, quando a nossa contabilidade faz um Demonstrativo de Resultados do Exercício, toma, inicialmente, a receita bruta como base para este documento. A partir dela, sinteticamente, descontam-se os impostos, as obrigações diversas, as nossas despesas, os custos de nossas mercadorias, as nossas perdas, enfim, todo o custo da operação até chegar à linha final que define nosso lucro ou prejuízo. Até aí não é novidade para ninguém.

Como o software da empresa tinha a grande virtude de separar a Linha Permanente e as Coleções Sazonais em seus relatórios, resolvemos criar um Demonstrativo de Resultados do Exercício especifico para a Coleção de Inverno, do período de março a agosto daquele ano. Como estávamos em setembro, havia elementos para dizer quanto tinha sido o faturamento total dessa coleção, de março a agosto, assim como, principalmente, registrar qual a margem final de suas vendas e outras informações interessantes.

Se a empresa sabia percentualmente todos os custos operacionais de seu exercício global, bastaria transferir estes percentuais para a receita bruta da Coleção de Inverno, criando, desta forma, os valores a serem deduzidos do faturamento dos  produtos de inverno. O detalhe fundamental nesta experiência é que as sobras da coleção entraram como perdas, mesmo que a mercadoria encalhada estivesse recolhida no depósito da rede.

O resultado deste documento foi simplesmente impactante aos olhos da direção da empresa, tanto que foi transformado numa apresentação de audiovisual para todos os gerentes envolvidos no setor de compras da empresa.

O que ilude um varejista e passa despercebido pela contabilidade, em uma Coleção Sazonal, é o Mark-up. Ele sabe perfeitamente qual é a marcação inicial de seus preços, mas não observa qual é, na realidade, o Mark-up final desta coleção. Ora, este tipo de mercadoria passa por uma bateria constante de descontos desde que é posta na venda. Desta forma, mesmo entrando com margens cheias em Março e assim ficando até a primeira quinzena de Junho, a partir daí passa a sofrer toda ordem de promoções e liquidações, culminando com um massacre de margens em Julho e Agosto. Se o lojista iniciou, por exemplo, com uma marcação de 130%, pode muito bem chegar com um desastroso Mark-up final de 0,80%, como foi o caso do nosso lojista paulistano.

Para piorar tragicamente o resultado, havia sobrado 24% de toda a mercadoria que foi comprada para a Coleção de Inverno. Eles haviam investido, a custo, R$ 2.000.000,00 na compra da Coleção de Inverno e pagaram este montante num prazo médio de sessenta dias aos fornecedores. Significa que os 24% de encalhe, ou seja, R$ 480.000,00 devidamente pago, ficará em coma induzido no depósito até o próximo ano. Sem dúvidas, não é o investimento que qualquer empresário precavido e inteligente gostaria de fazer.

Agora, um cálculo simples que não requer muita habilidade para entender. Considerando o que sobrou, essa rede de lojas vendeu, a preço de custo, R$ 1.520.000,00, que multiplicado pelo Mark-up de 0,80%, resultou numa venda a preço final de R$ 2.736.000,00. É extremamente fácil perceber que se o empresário teve uma saída de R$ 2.000.000,00 e uma entrada de R$ 2.736.000,00 e que a diferença desta subtração não consegue pagar, decididamente, as contas da empresa. E além do amargo prejuízo, têm eles ainda um grande motivo para a insônia: o que fazer ano que vem com a mercadoria encalhada?

Se eles vendessem, como exemplo, somente a Linha sazonal de Inverno já teriam ido à bancarrota há muito tempo. Ainda bem, por outro lado, e aí reside a importância fundamental da Linha Permanente, que existiam margens para sustentar o negócio.

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POTENCIALIDADES INEXPLORADAS...

Da série BASTIDORES DO VAREJO, de Sergio Muller

Todo novo produto pode ser surpreendente. O lojista só não pode achar que o novo trará boas surpresas somente. Por isto tem que ser cauteloso nas novidades. Somente aqueles que têm uma forte intuição e a necessária coragem, podem correr riscos de grandes investimentos. No entanto, para a maioria, o mais conveniente é, conforme o desempenho das vendas, irem gradativamente acelerando a compra de mais quantidades.

            Muitas vezes as experiências assumem destaques inesperados na participação dos negócios. O fundamental para o surgimento destes fenômenos é o controle rigoroso de suas vendas. Há que acompanhar no detalhe a vida de cada produto, coisa que as grandes redes de varejo sabem perfeitamente fazer. A área de vendas de uma loja pode se transformar num verdadeiro laboratório se o lojista for um detalhista e tiver um bom software a seu serviço. Do contrário, se acompanhar o desempenho simplesmente por grupos ou tiver muitos produtos unificados num só código, jamais descobrirá potencialidades em seu mix. Acompanhe esta historia real de um lojista:

            Estive, por muitos anos, viajando a Guangzhou, na China, sempre nas realizações de uma das maiores, talvez a maior, feira de exposições do mundo. O que se pode conceber, ou nem imaginar, em matéria de produtos, lá estará. São milhares de expositores com quase tudo que há a venda no mundo. O grupo de varejo, do qual eu era um dos colaboradores, participava frequentemente destes eventos. Eu acompanhava habitualmente o vice-presidente da empresa e alguns compradores. A tal feira, podia-se afirmar, era o tal laboratório que qualquer lojista sonhava.

Ou aconteceria um dilúvio épico no sul do país, onde se concentravam nossas lojas, ou levaríamos muitos anos convivendo com aqueles produtos pendurados nas nossas paredes.

           

Pois bem, por ocasião de uma destas incursões, enquanto garimpávamos novidades, o vice-presidente estacou literalmente frente a um dos stands de fornecedores. Passou os olhos nas mercadorias expostas e nos convocou a entrar. Tinha um brilho muito intenso nos olhos, o qual eu já conhecia. Pensei comigo mesmo que ali, naquele stand, estava para começar uma grande loucura ou uma genial decisão.

            O stand era ocupado por uma cooperativa de fabricantes chineses, operação bastante frequente por lá, e eram grandes especialistas em guarda-chuvas e sombrinhas. Fabricavam somente aquilo, porém de todos os tipos, de todas as cores e de todos os modelos. Nosso grupo era composto por várias redes de lojas e certamente haveria espaço para aqueles produtos. À época, éramos modestos vendedores destes artigos. 

     

            Quando se faz uma importação existe a exigência de uma compra mínima de cada modelo escolhido, quase sempre mais de um milhar de unidades por modelo. E o vice-presidente queria mais e mais modelos. Eu comecei, confesso, a sentir um grande receio pela possibilidade da compra atingir uma quantidade inesperada, algo assim que não tivéssemos capacidade de absorver em nossas lojas. E o meu receio, depois da conclusão da compra, se concretizava. Ou aconteceria um dilúvio épico no sul do país, onde se concentravam nossas lojas, ou levaríamos muitos anos convivendo com aqueles produtos pendurados nas nossas paredes.

            Alguns meses depois recebíamos os containers de todas as compras realizadas na China. E lá estavam sessenta mil peças de guarda-chuvas e sombrinhas que, devidamente etiquetadas, com fartas margens e um merchandising objetivo, foram distribuídas para as lojas.

            Não vou falar sobre o que aconteceu com as vendas destes produtos. Nem dizer o que foi feito do meu ceticismo a respeito. Basta simplesmente dizer que, no ano seguinte, quando regressamos a Guangzhou, nosso grupo se dirigiu direto ao stand dos chineses que vendiam guarda-chuvas e sombrinhas. E, desta vez, todos estavam com o tal brilho nos olhos. Com uma prévia seleção da primeira compra e com a adição de mais modelos, novos tecidos e mais cores, a quantidade do novo pedido ultrapassara mais de cem mil unidades.

            As nossas lojas, de uma estação para outra, se transformaram nos grandes especialistas de mercado naquele segmento. Sem qualquer dúvida, assumíamos a liderança de uma mercadoria que, por incrível que parecesse, era quase tão antiga quanto à invenção da roda, mas não explorada como devia. Uma prova incontestável que todo novo ou velho produto pode ser surpreendente, desde que nele acreditemos e desde que acompanhemos a sua evolução. 

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